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Digitalización de documentos

Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

¿Porqué la digitalización de documentos?

Motivos para empezar un proceso de digitalización

Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa. También existen otros motivos que le pueden llevar a realizar este proceso, entre ellos:

  • La seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
  • Necesidad de acceder a la información desde dispositivos móviles. Cada día, en un mayor número de empresas, los empleados tienen que consultar información sin estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita el acceso, siendo necesario encontrarse en la empresa para consultar la información.
  • La concienciación por el medio ambiente cada vez es mayor, por ello son muchas las compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios y a su vez ahorrar en gastos de impresión (tinta, papel, fotocopias, etc.).
  • Poder compartir la información tanto interna (compañeros) como externa (clientes), de forma más rápida. Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta un riesgo para la seguridad de la información.
  • Ahorrar en los costes de mantenimiento. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
  • Evitar el deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
Digialización de documentos
Eficiencia en la digitalización de documentos

¿Es relevante digitalizar documentos?

Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año. Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta. Imagine que su empresa es un bufete de abogados. Seguramente dispondrá de salas llenas de archivadores repletos de documentación en formato papel. En ciertas ocasiones será necesario consultar dicha información, como pueden ser antiguas sentencias o procesos judiciales anteriores. En este caso, tener la información digitalizada y posteriormente organizada puede suponer una gran ventaja que implique aportar una respuesta más rápida a los clientes o generar informes más completos. O en otro caso, puede ser que su empresa tenga una gran cantidad de facturas de proveedores en formato papel, así como otras en formato digital. En esta situación, si no sabe cuáles se encuentran en un formato o en otro, puede perder mucho tiempo. Por ello sería recomendable tener todas las facturas en formato digital para una mejor consulta.

Nextcloud, la nube de documentos similar a dropbox


Nextcloud

Sincronización de archivos:

Con la versión de escritorio Los archivos Nextcloud son almacenados en estructuras de directorio convencionales y se pueden acceder vía WebDAV si es necesario. Los archivos son encriptados en la transmisión y opcionalmente durante el almacenamiento. Y se pueden editar los archivos más populaes online. Conexiones con otras nubes como por ejemplo: Dropbox, Google Drive y Amazon S3.

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Los usuarios pueden manejar calendarios y tareas programadas.

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Nextcloud Social

Nextcloud te ayuda a mantener el control sobre tus datos y comunicación. Las redes sociales son la herramienta que las personas usan para mantenerse al día con lo que otros están haciendo, ya sea en un entorno privado o de negocios. Pero la mayoría de las redes sociales son plataformas centralizadas bajo el control de una sola entidad. Nextcloud Social ofrece una solución descentralizada y federada que permite a los usuarios mantener el control mientras comparten actualizaciones de estado y se suscriben a las fuentes de otros servidores de Nextcloud.

Empresas

Para usuarios empresariales

Para los usuarios empresariales, esto proporciona los primeros pasos hacia las redes sociales empresariales internas , conectadas estrechamente con las capacidades de productividad que ya utilizan los equipos. Permite a los empleados colaborar y compartir consejos e ideas sobre cómo mejorar el lugar de trabajo. Muchas grandes empresas buscan los beneficios de la cohesión que trae una red social interna, pero luchan por introducirla. Los empleados no quieren otra herramienta que esté mal integrada con su flujo de trabajo y los obligue a prestar atención. Al integrarse profundamente en su flujo de trabajo de productividad, Nextcloud Social está en una posición única para ofrecer una mayor adopción de redes sociales en la empresa. Este grado de integración explica por qué Nextcloud Social encaja con nuestra visión a largo plazo de proporcionar a las grandes empresas potentes capacidades de comunicación y colaboración de una manera integrada, segura, compatible y ampliable.

Usuarios privados

Para usuarios privados.

Al utilizar el popular estándar ActivityPub , los usuarios de Nextcloud pueden suscribirse y compartir actualizaciones de estado con los usuarios en el llamado ‘fediverse’, ¡una red interconectada y descentralizada de servidores operados independientemente! Esto permite la federación de servidores de Nextcloud con la popular red descentralizada de Mastodon, donde decenas de millones de usuarios ya están “en contacto” entre sí, lo que podría hacer crecer el fediverse en un orden de magnitud. Según wikipedia , Peertube, Pleroma, Friendica y pronto Diaspora forman parte de esta misma red, al igual que casi una docena más de comunidades. A medida que cada uno de los cientos de miles de servidores de Nextcloud se convierte en un centro potencial en el fediverso, ¡estamos muy entusiasmados con las posibilidades que esto le dará a nuestros usuarios para comunicarse con otros!

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.

Aunque las fases variarán en función del programa de gestión que se contrate para realizar la digitalización de documentos, en general, las etapas serán las siguientes: Primero será necesario reunir toda la información a procesar, eliminando todos los elementos que no sean el documento en sí mismo, como carpetas o clips. Este es el paso que mayor tiempo implica. Informarnos si necesita transformar la imagen de la página en texto. A través de nuestra herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), Comunicarnos como desea almacenar su información en una memoria extraible (disco usb, pendrive) o en nuestra nube. Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información. Para optimizar la búsqueda se puede realizar a través de metadatos. Es posible también realizar mejoras a la imagen procedente de la digitalización de documentos. Esto permitirá obtener una mayor calidad de la información.

Existen una multitud de factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de la organización de sus documentos

Una vez escaneada la documentación, se puede solicitar realizar su destrucción de forma segura. Pero en algunos casos puede ser que exista información sensible que también se quiera mantener en formato papel. Esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión. Otro aspecto importante será el realizar una copia de seguridad de la documentación digitalizada. Así, se facilitará el no perder la información en caso de que se elimine el archivo digital. Esto supondrá tener otra versión de los documentos que evitará futuros problemas ante la pérdida de información. También hay que destacar que la digitalización por sí sola no sirve: es necesario que los documentos se encuentren ordenados por un índice y que se pueda acceder fácilmente a ellos. Lo importante del proceso es hacer la información accesible para que se puedan realizar futuras consultas. Para potenciar y optimizar la digitalización de documentos, es muy recomendable hacer uso de un gestor documental o de un buscador empresarial. Ambas herramientas permitirán mejorar el acceso y la consulta de la información, aportando orden y estructura a la misma. Será necesario considerar una serie de requisitos a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada empresa. y colocar…esto viene incluido en nuestro servicio de almacenamiento online

Sí, puede encontrar más información en la sección de planes y precios

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